La etapa de control en las
empresas u organizaciones, no se hay utilizado como se debería, por una parte
esta la información mal sustentada y esto no le permite cumplir su función tomando en cuenta que los factores internos y
externos influyen a esto y no dan pauta
revisar todos los recursos, enfocándose en uno y perdiendo el ritmo por
los demás recursos que también son útiles, y
la falta información veraz.
La etapa control permite
tener un manejo para poder solucionar problemas dentro de la empresa es tomar
en cuenta que la información debe ser correcta así como seguir una serie de
pasos, estas pueden ser las técnicas o herramientas como la lluvia de ideas y
es una técnica cuantitativa ayuda a la
area de recursos humanos, o un
histograma ayudaría al control de calidad,
dentro de la empresa que aporten datos reales
y manejar con cuidado, la etapa
control a ello se utilizarían principios de control, así los sistemas de información esto ayudara al
proceso de control ya que la retroalimentación tendrá por consecuente un buen
desempeño y sin menos cantidad de errores.
El control se utiliza dentro
de muchas aéreas y con ello se podrá
evaluar la situación actual de las empresas u organizaciones.
Los sistemas de información desde la perspectiva de los negocios
Desde el punto de vista de los negocios, un sistema de información es
una solución organizacional y administrativa, basada en tecnología de la
información a un reto que se presenta en el entorno.
Para usar eficazmente sistemas de información, es necesario entender la
organización, la administración y la tecnología de información más amplia de
los sistemas y la capacidad de éstos para solucionar los retos y problemas del
entorno.
ORGANIZACIONES
Los sistemas de información forman parte de las organizaciones.
Los elementos claves de una organización son: su personal, la
estructura, los procedimientos.
Las organizaciones formales constan de diferentes niveles y
especialidades, sus estructuras reflejan una división muy clara del trabajo. Se
contratan y capacitan expertos para diversas funciones como: • Ventas y
marketing: cuyo propósito es vender los productos y servicios de las
organizaciones;
• Manufactura: se encarga de producir bienes y servicios.
• Finanzas: su propósito es administrar los activos financieros de las
organizaciones,
• Contabilidad: se encarga de mantener los registros financieros de las
organizaciones y de llevar el registro de flujo fondos;
• Recursos Humanos: su propósito es atraer, desarrollar y mantener la
fuerza laboral de la organización y de mantener los expedientes la
organización.
La organización coordina el trabajo mediante una jerarquía estructurada
y procedimientos operativos estándar formales. La jerarquía acomoda el personal
en una estructura de pirámide en la que la autoridad y responsabilidad aumenta
con la altura.
Los procedimientos operativos estándar (SOP): son reglas formales
desarrolladas para efectuar tareas, las cuales guían a los empleados en la
realización de diferentes procedimientos. La mayor parte de los procedimientos
se formalizan y se ponen por escrito.
Muchos de los SOP se incorporan en los sistemas de información como por
ejemplo la forma de pagar a un proveedor o corregir una factura errónea.
Las organizaciones requieren distintos tipos de habilidades y personas:
los administradores, los trabajadores de conocimientos (ingenieros,
arquitectos) quienes diseñan productos o servicios y crean conocimientos
nuevos; y los trabajadores de datos (secretarios, oficinistas) que se encargan
de procesar el papeleo de la información; los trabajadores de producción o
servicio (maquinistas) quienes producen realmente los bienes de la
organización.
Cada organización tiene una cultura única, es decir, un conjunto
fundamental de supuestos, valores y formas de hacer las cosas. Es posible
encontrar partes de la cultura de la organización en un sistema de información:
sistema de rastreo de paquetes porque la Cía. tiene como prioridad el servicio
al cliente.
Los sistemas de información emergen de perspectivas diversas,
conflictos, sacrificios y acuerdos que son una parte natural de todas las
organizaciones.
ADMINISTRACIÓN
Los administradores perciben retos de negocios en el entorno, establecen
la estrategia de la organización para responder a ellos y asignan los recursos
humanos y financieros necesarios para poner en práctica la estrategia y
coordinar el trabajo. Los administradores deben ejercer un liderazgo
responsable. La administración de “hacer comprensibles” las múltiples
situaciones que enfrentan las organizaciones y formular planes de acciones para
resolver sus problemas.
También deben crear nuevos productos y servicios e incluso volver a
crear la organización de vez en cuando.
Una parte sustancial de la administración es la labor creativa impulsada
por conocimientos e información nuevos. La tecnología de la información puede
desempeñar un rol crucial en la redirección y rediseño de una organización.
Las decisiones y los papeles administrativos varían en los distintos
niveles de la organización:
Los administradores del nivel superior: (directivos) toman decisiones
estratégicas de largo plazo relacionadas con los bienes y servicios que se
producirán.
Los administradores de nivel medio: (gerentes) se encargan de poner en
práctica los programas y planes de los directivos.
Los administradores operativos: (supervisores) se encargan de monitorear
las actividades diarias de la Cía. Cada nivel administrativo tiene diferentes
necesidades de información y requisitos en cuanto a sistemas de información.
TECNOLOGÍA
La tecnología de información es una de las muchas herramientas con que
cuentan los administradores para enfrenta el cambio.
El hardware de la computadora es el equipo físico utilizado en un
sistema de información para actividades de entrada, procesamiento y salida,
consta de lo siguiente: la unidad de procesamiento, diversos dispositivos de
entrada, salida y almacenamiento, y medios físicos que vinculan esos
dispositivos.
El software de la computadora consiste en las instrucciones detalladas y
preprogramadas que controlan y coordinan los componentes del hardware de la
computadora en un sistema de información.
La tecnología de almacenamiento incluye los medios físicos para
almacenar datos, ejemplo: discos magnéticos u ópticos, cintas magnéticas y
también el software que rige la organización de los datos en esos medios
físicos.
La tecnología de comunicaciones consiste en dispositivos físicos y
software. Enlaza los diversos componentes del hardware y transfiere datos de un
lugar físico a otro.
Una red vincula a dos o más computadoras para compartir datos o recursos
como una impresora.
Nota: la situación actual de la comunicación de las
organizaciones se dice un estudio en
citibank en malasia se trato el tema de lealtad para los
clientes y trabajadores, esto permitió que utilizaran el internet como un recurso y la información
fue más rápida, y así se plantearon el
uso de tecnologías dentro de las organizaciones donde se realizo el estudio.
La especialización
actual de tareas basada en económicas de
escala o factores geográficos, han permitido
que los servicios de subcontratación
sean más accesibles y costeables.
Las alianzas tecnológicas
que se realizan entre empresas distintas implican un compromiso responsable de
ambas partes así como una asignación eficiente de recursos reales para lograr la aplicación de tecnologías de la
información en un menor tiempo y con un
alto grado de confiabilidad.
Las nuevas tecnologías sin
llegar a conocerlas a fondo
contratando proveedores externos
para la ejecución de proyecto o tareas
específicos y evaluando arrendamientos
financieros de equipos modernos que satisfagan las necesidades de sus clientes.
Cabe recordar también el
papel o rol que representan la ética en este tema, exigiendo una participación
responsable de las partes involucradas en este tipo de proyectos.
El desarrollo en la tecnología de la información facilita en mayor grado
el control organizacional a un costo relativamente bajo. El modo de sistemas de
la administración muestra que la
comunicación es necesaria para realizar las funciones gerenciales y enlazar la
organización con su ambiente externo.
La comunicación y el sistema de información de gestión (SIG) son el
enlace que hace a la administración posible.
La tecnología de la información cubre una variedad de tecnologías,
incluyendo los diversos tipos de hardware (como computadoras e
impresoras), software (sistemas
operativos y procesamiento de la palabra o datos) y tecnologías de cómputo y
comunicación (telecomunicación y administración de base de datos).
Tecnología de la Información es “el terminó que describe la disciplina
que integra a los sistemas computacionales, redes de telecomunicaciones, y
aplicaciones de multimedia (combinado información de audio, texto, y video)”.
El arte de hacer las cosas con la información se fortalece en la medida
en que las tecnologías de la información, procesos de negocio y flujos de
información de la empresa estén alineados.
·Área de producción: El Sistema de Información y Manufactura (FIS)
controla todas las fases de producción del auto, desde las partes que entregan
a la planta hasta la liberación del coche.
·Proceso de control lógica y materia prima: Sistema de información
Vehicle Aggregated and Logistic Project (VALP).
·Procesado de ensamblado y diseño: CAD/CAM suministra la información
técnica para el ensamblado y e diseño.
·Área de Finanzas: Sistems, Applications and Products (SAP) es el sistema encargado de la
facturación, cobro, pago a proveedores y venta.
·Área de Comercialización: Se ofrece una guía interactiva a través de un CD-ROM con lo que
los usuarios acceden a un programa de multimedia que muestra cada parte del
auto y las especificaciones contenidas en e manual de uso.
En un estudio realizado por Mckinsey (1997), se subraya la importancia
de identificar el estado de la
tecnología de la información en una empresa, marcando para ello los siguientes
estados:
1)Congelado en el pasado.
2)En el abismo.
3)Cayendo en el abismo.
4)Evitando el abismo.
5)Escalan fuera del abismo.
6)Competitivo.
7)Liderazgo.
La tecnología á cambiado nuestra forma de vivir y trabajar. ¡El mundo de
la comunicación no es lo que era antes! Aunque la cambiante tecnología ha sido
una fuente importante de incertidumbre ambiental a la que se enfrentan las
organizaciones, estos mismos cambios tecnológicos han permitido que los
gerentes coordinen el trabajo de los empleados de forma más eficiente y
efectiva. La tecnología de información (IT) ahora toca casi todos los aspectos
de los negocios de casi todas las compañías. Las implicaciones por la manera de
comunicarse de los gerentes son profundas.
Como afecta la tecnología a la comunicación
gerencial.
La tecnología de la información ha cambiado radicalmente la manera en
que se comunican los miembros de una organización. Dos desarrollos de la IT que
son especialmente importantes para la comunicación gerencial son:
La información desempeña un
papel de suma importancia en la rapidez
con las que son captadas las perturbaciones que actúan sobre el sistema.
El hombre es fundamental de
estos sistemas. En cualquier
organización, la comunicación fluye
siguiendo diversos caminos pasando por diferentes oficinas o
despachos y se recibe desde muy varios
puntos, tanto del anterior como como del
exterior de la organización.
Los nuevos sistemas de
control permiten grandes posibilidades para mejorar el control en las organizaciones.
Los parámetros de la información generada por los registros y
el sistema deben medirse, observando los resultados para evaluarlos y conocer el grado de eficiencia de la
ejecución de un plan. En este caso las desviaciones, la información debe
analizarse para conocer (grado de
variación) y las posibles causas y
consecuencias.
El análisis de resultado de
los controladores tiene dos aplicaciones administrativas importantes.
1)Las
aplicaciones de los controles.
2)Técnicas
más utilizadas en administración.
Aplicación 1: para
reencauzar la ejecución hacia lo deseado. Los controles son eficientes herramientas para la empresa se comparte
dentro de lo deseado o de la norma administrativa y contablemente se utilizan las siguiente
técnicas.
Sistemas de auditoría
contable, administrativa, de calidad y
de satisfacción del cliente.
Aplicación 2: para encontrar
oportunidades de mejora. Si le falla es
recurrente y se presenta periódicamente, el proceso productivo o el
producto pueden mejorar al analizar las fuentes causales o factores.
Es aquella información que normalmente es resumida y que sirve para
controlar factores críticos del éxito de la empresa, aunque existe otro tipo
que podríamos llamar no necesariamente críticos pero que sirven para la labor
diaria del gerente moderno.
Sistema de información
Obviamente los sistemas de información son más que computadoras de ahí
que deben mezclarse tres grandes conceptos: La administración, la organización
y la tecnología.
1)Administración
Formular planes, dirigir y ejecutarlos y a su vez controlarlos, le da
sentido a las diversas formas de toma de decisiones al que se enfrenta el
administrador de empresas. Debe existir una estrategia para que el líder pueda
lograr los objetivos que se plantean ya sea con la situación actual o con los
nuevos productos que se diseñen.
2)Organización
Los sistemas de información son parte integrante de las organizaciones y
el resultado es que algunos sistemas son tan importantes o estratégicos, que la
empresa no podría sobrevivir sin ellos, dentro de una cultura informática que
atienda las funciones principales de la organización.
3)Tecnología:
Son todos aquellos medios físicos y software que el administrador
utiliza para generar información útil para la toma de decisiones. En este
concepto se incluye los conceptos de telecomunicación necesarios para conectar
dispositivos y transmitir datos de uno a otro.
Sistema de información
Se puede entender los sistemas de información: como un conjunto de
diferentes elementos que se relacionan entres si, para capturar, procesar,
almacenar y distribuir información con el fin de lograr objetivos de un
negocio.
Los elementos básicos que se utilizan en un SI son:
Todas las herramientas o
técnicas de planeación son técnicas de
control. A partir del momento que se determina un objetivo (si este es
correctamente definido) se establece un control
ya que un objetivo estándar, por lo tanto aun cuando el control depende
de una eficiente planeación y viceversa.
Dentro de las técnicas de
control destacan por su mayor
representatividad, los sistemas de información.
Las técnicas de control se
aplican en todas las áreas funcionales de la empresa. una de las grandes ventajas de los sistemas de
control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de las empresa evaluar las ejecuciones, tanto
genérico. Como específico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria.
Es aconsejable estudiar con
detenimiento en libros de la especialidad
correspondientes a cada una de las técnicas.
En el caso de control para
fines de mejora continua requiere de la
participación del factor humano y del
conocimiento de las necesidades del usuario; por lo tanto en las aéreas de
producción y mercadotecnia. Los
controles se utilizan tanto para reencauzar
las desviaciones al deber ser o bien
para mejorar la satisfacción del cliente.
Además en la actualidad se
reconoce que los clientes también son
internos, por lo que cualquier puesto genera productos o servicios que se
utilizan inmediatamente; por lo tanto la mejora continua puede aplicarse a
procesos contables y administrativos internos.
El análisis o evaluación
requiere proyectarse en términos y tendencia de crecimiento de la brecha para
calculare los grados de efecto a determinado tiempo, o bien correlacionan las
desviaciones en relación a los factores o áreas que actúan en el proceso de
trabajo para reconocer si hay efecto causal entre ellas y, en su caso
corregirlo.
Diagrama
de proceso: útil para analizar problemas, permitiendo
apreciar la interdependencia de actividades.
Hoja
de registros y listas de verificación: formatos sencillos, diseño
para obtener información datos rápida y fácilmente.
Diagrama
de pareto: herramientas para el análisis de decisiones respecto a que problema atacar
primero.
Diagrama
de causa-efecto: herramienta para el análisis del problema.
Permite identificar las causas más
probables y confirmar después.
Lluvia
de ideas: los miembros del grupo participan generando ideas de todo
tipo sin cuestionarse en un principio.
Histograma:
representación grafica orientada de los datos recabados en una hoja de
registro.
Grafico
de control: se utiliza para medir la estabilidad del
flujo, del proceso, y observar las desviaciones en el tiempo en que se da el
proceso.
Puntos de control críticos, estándares y puntos
de referencia (benchmarking)
Los estándares son puntos de referencia contra los cuales se mide
el desempeño real o esperado. En condiciones operativas simples, un
administrador podría ejercer control mediante una cuidadosa observación
personal del trabajo que se realiza. No obstante, en la mayoría de las
operaciones y el hecho de que un administrador tiene muchas más cosas que hacer
que observar personalmente el desempeño todo el día. El administrador debe
establecer puntos de atención especial y luego vigilarlos para asegurarse de
que toda la operación procede como se ha planeado.
Los puntos seleccionados para el control deben ser críticos, en
el sentido de ser factores acerca de si los planes están funcionando. El
principio de control de puntos críticos, uno de los principios de control más
importantes establece que el control efectivo lleva la atención a aquellos
factores críticos para evaluar el desempeño en relación con los planes
Tipos de estándares de puntos críticos
Cada objetivo, cada meta de los muchos programas de planeación, cada
actividad de estos programas, cada política, cada procedimiento y cada
presupuesto pueden convertirse en un estándar con el cual podría medirse el
desempeño real o esperado.
Estándares físicos
Son medidas no monetarias y comunes al nivel operativo, en los que se
utilizan materiales, se contrata mano de
obra, se prestan servicios y se producen bienes. Pueden reflejar cantidades, como horas de mano de obra por unidad de producción, libras de
combustible por caballo de fuerza por hora, toneladas-millas de transito de
carga transportada, unidades de producción por máquinahora, o pies de alambre
por tonelada de cobre.
Estándares de costos
Son medidas de monetarias y, como los estándares físicos, son comunes el
nivel operativo.
Agregan valores monetarios a aspectos
específicos de las operaciones. Algunos ejemplos comunes de los
estándares de cotos son las medidas de
amplio uso como costos directos e indirectos por unidad producida, costo de
mano de obra por unidad, o por hora, costo de materiales por unidad, costos de
máquina-hora, costos por asiento-milla, costo de venta por dólar o unidad de
ventas y costos por pie de perforación en un pozo petrolero.
Estándares de Capital
Los cuales surgen de la aplicación de medidas monetarias a artículos
físicos. Tienen que ver con el capital invertido en la empresa, más que con los
costos de operación y, por lo tanto, están relacionados primordialmente con el
balance general, más que con el estado de ingresos. El balance general típico revelará otros estándares de
capital, como las relaciones de activos corrientes, deuda a valor neto,
inversión fija a inversión total, efectivo y cuentas por cobrar con cuentas por
pagar y bonos a acciones, así como el tamaño y rotación de inventarios.
Estándares de ingresos
Surgen de asignar valores monetarios a las ventas. Pueden incluir
estándares como ingresos por pasajero de autobús-milla, ventas promedio por
cliente y ventas per cápita en un área de mercado determinada.
Estándares de programa
Un gerente puede ser asignado para instalar un programa de presupuesto
variable, un programa formal de seguimiento para el desarrollo de nuevos
productos, o un programa para mejorar la
calidad de la fuerza de ventas. Aunque puede ser necesario aplicar cierto
juicio subjetivo al evaluar el desempeño de un programa, tiempos y otros
factores se pueden utilizar como estándares
de objetivos.
El control gerencial es en
esencia el mismo proceso básico como el encontrado en sistemas físicos,
biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan ellos mismos mediante
realimentación de información que muestra desviaciones de los estándares e
inicia cambios.
Este sistema pone el control
bajo una luz más compleja y realista si es considerado como una cuestión de
establecer estándares, medir el desempeño y corregir desviaciones.
Es el desarrollo de sistemas
de información en tiempo real. Esta es la información de lo que ocurre mientras
está ocurriendo. A través de varios medios, es técnicamente posible obtener
datos en tiempo real sobre muchas operaciones.
Algunas personas ven la
información en tiempo real como un medio de obtener control en el momento de
áreas de importancia para los administradores, en otras palabras, es el control
que se puede ejercer justo cuando la información muestra una desviación de los
planes.
En el caso del control de
claridad, por ejemplo, se puede requerir mucho tiempo para descubrir que
ocasiona las devoluciones de fábrica y más tiempo para poner en vigor las
medidas correctivas.
Proporciona elementos para
efectuar mejoras en el sistema administrativo y para prever la posible
existencia de fallas y errores.
Clasificación
de los medios de control.
Se estudian en las clases de
contabilidad, administración de personal, ingeniería industrial o producción,
ventas, etc.
Clasificación de las
principales áreas de control
Controles
de ventas
Controles
de producción
Controles
financieros y contables
Control
de calidad de la administración
Controles
generales
Principales
controles sobre ventas.
Conviene
llevarlos gráficamente, para poder observar y analizar, “tendencias”, puntos
débiles, etc.
Por
volumen total de las mismas ventas
Por
tipo de artículos vendidos
Por
volumen de ventas estacionales
Por
el precio de los artículos vendidos
Por
clientes
Por
territorios
Por
vendedores
Por
utilidades producidas en cada uno de los cuatro inmediatamente anteriores
Por
costos de diversos tipos de ventas.
B.-
Principales controles en producción
1.- Control de inventarios
2.- De operaciones
productivas
3.- De calidad
4.- de tiempo y métodos de
operación
5.- De desperdicios
6.- De mantenimiento y
conservación
C.-
Controles contables y financieros
Para que funcionen al mínimo
como controles históricos. Mencionaremos entre estos controles:
1.- Los estados financieros
2.- sistemas de contabilidad
de costos
3.- Auditoría interna y
externa
4.- Control de
depreciaciones y adiciones
5.- Control de efectivo en
caja
6.- Control de recuperación
de inversiones
7.- Control de costos y
utilidades en cada campo de la empresa
8.- Control de acciones,
obligaciones y valores en general.
D.- Control de la calidad de la administración
Estos controles, constituyen
en realidad lo estudiado en cada uno de los elementos administrativos
analizados anteriormente.
E.- Controles generales
Son aquellos que puede ser
utilizado en todos los campos y con toda clase de fines. Como ejemplo los
reportes, graficas, estadísticas, tendencias, etc. Por su importancia especial
para nuestro objeto, haremos una breve mención tan solo del llamado control de controles.
Tiene la ventaja de que,
conforme se reciben los controles, se quitan las clavijas correspondientes,
quedando las demás como un recordatorio permanente de aquellos controles que,
no obstante que debían tenerse, no se han recibido oportunamente, lo cual con
mucha frecuencia induce a que se olvide posteriormente estarlos exigiendo.
Algunos
sistemas modernos
Administración por objetivos
Las técnicas más modernas, y
que mayor impacto ha causado en todos los campos de la administración, se
encuentra, a no dudarlo, la llamada administración por objetivos.
Debe decirse más bien que ha
enfocado con especial énfasis y con criterios nuevos, realidades muy antiguas y
trascendentales.
En el área de aquellas
decisiones que han de afectar a los dos niveles; nunca se ha puesto en tela de
juicio la importancia de la máxima cuantificación: todo ello, como puede verse
ha quedado señalado en los capítulos anteriores de esta obra.
Principios
generales
Una de las características
fundamentales de la administración por objetivos, consiste en forzar a la mente
para que procure convertir en mensurables y cuantitativos muchos objetos que
hasta hoy se dejaban establecidos en forma vaga, o por lo menos, eran e naturaleza puramente cualitativa. Alguien
ha dicho que, frases como: “lograr lo más rápido, barato, o perfecto que sea
posible”
La administración por
objetivos se aplica a los jefes o administradores de todos los niveles, aun de
los más bajos. Constituyen, en realidad un medio para medir su verdadera
aportación.
Descripción
general del sistema
El
requisito básico es que exista un pleno apoyo de la dirección o gerencia
general.
Ordinariamente
debe operar por
SISTEMAS DE CONTROL
Contar con objetivo y
estándares e indicadores.
Capacitar al personal para
que comprenda y aplique los controles
Evaluar la efectividad de
los controles
Reportes
e informes
Confiabilidad. Es
impredecible que los reportes se sustenten en información confiable.
Unidad del tema. Cada
informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones.
Claridad y concisión. Los
informes largos, detallados y genéricos, originan confusiones y desatención por
parte de quien los recibe.
Graficas y audiovisuales. De
gran ayuda para la presentación de un informe puede ser la utilización de
graficas, material audiovisual y explicaciones verbales para enriquecer la
información.
Frecuencia. Contar con
información oportuna y periódica no implica que deba ser frecuente que origine
papeleo innecesario.
Oportunidad. Deben ser
actualizados y entregarse en tiempo y forma.
