RETROALIMENTACIÓN

El control gerencial es en esencia el mismo proceso básico como el encontrado en sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan ellos mismos mediante realimentación de información que muestra desviaciones de los estándares e inicia cambios.

Este sistema pone el control bajo una luz más compleja y realista si es considerado como una cuestión de establecer estándares, medir el desempeño y corregir desviaciones.

Es el desarrollo de sistemas de información en tiempo real. Esta es la información de lo que ocurre mientras está ocurriendo. A través de varios medios, es técnicamente posible obtener datos en tiempo real sobre muchas operaciones.

Algunas personas ven la información en tiempo real como un medio de obtener control en el momento de áreas de importancia para los administradores, en otras palabras, es el control que se puede ejercer justo cuando la información muestra una desviación de los planes.

En el caso del control de claridad, por ejemplo, se puede requerir mucho tiempo para descubrir que ocasiona las devoluciones de fábrica y más tiempo para poner en vigor las medidas correctivas.

Proporciona elementos para efectuar mejoras en el sistema administrativo y para prever la posible existencia de fallas y errores.

Clasificación de los medios de control.

Se estudian en las clases de contabilidad, administración de personal, ingeniería industrial o producción, ventas, etc.

Clasificación de las principales áreas de control

1. Controles de ventas
2. Controles de producción
3. Controles financieros y contables
4. Control de calidad de la administración
5. Controles generales

1.  Principales controles sobre ventas.

Conviene llevarlos gráficamente, para poder observar y analizar, “tendencias”, puntos débiles, etc.

1. Por volumen total de las mismas ventas
2. Por tipo de artículos vendidos
3. Por volumen de ventas estacionales
4. Por el precio de los artículos vendidos
5. Por clientes
6. Por territorios
7. Por vendedores
8. Por utilidades producidas en cada uno de los cuatro inmediatamente anteriores
9. Por costos de diversos tipos de ventas.

B.- Principales controles en producción

1.- Control de inventarios

2.- De operaciones productivas

3.- De calidad

4.- de tiempo y métodos de operación

5.- De desperdicios

6.- De mantenimiento y conservación

C.- Controles contables y financieros

Para que funcionen al mínimo como controles históricos. Mencionaremos entre estos controles:

1.- Los estados financieros

2.- sistemas de contabilidad de costos

3.- Auditoría interna y externa

4.- Control de depreciaciones y adiciones

5.- Control de efectivo en caja

6.- Control de recuperación de inversiones

7.- Control de costos y utilidades en cada campo de la empresa

8.- Control de acciones, obligaciones y valores en general.

D.- Control de la calidad de la administración

Estos controles, constituyen en realidad lo estudiado en cada uno de los elementos administrativos analizados anteriormente.

E.- Controles generales

Son aquellos que puede ser utilizado en todos los campos y con toda clase de fines. Como ejemplo los reportes, graficas, estadísticas, tendencias, etc. Por su importancia especial para nuestro objeto, haremos una breve mención tan solo del llamado control de controles.

Tiene la ventaja de que, conforme se reciben los controles, se quitan las clavijas correspondientes, quedando las demás como un recordatorio permanente de aquellos controles que, no obstante que debían tenerse, no se han recibido oportunamente, lo cual con mucha frecuencia induce a que se olvide posteriormente estarlos exigiendo.

Algunos sistemas modernos

Administración por objetivos

Las técnicas más modernas, y que mayor impacto ha causado en todos los campos de la administración, se encuentra, a no dudarlo, la llamada administración por objetivos.

Debe decirse más bien que ha enfocado con especial énfasis y con criterios nuevos, realidades muy antiguas y trascendentales.

En el área de aquellas decisiones que han de afectar a los dos niveles; nunca se ha puesto en tela de juicio la importancia de la máxima cuantificación: todo ello, como puede verse ha quedado señalado en los capítulos anteriores de esta obra.

Principios generales

Una de las características fundamentales de la administración por objetivos, consiste en forzar a la mente para que procure convertir en mensurables y cuantitativos muchos objetos que hasta hoy se dejaban establecidos en forma vaga, o por lo menos, eran  e naturaleza puramente cualitativa. Alguien ha dicho que, frases como: “lograr lo más rápido, barato, o perfecto que sea posible”

La administración por objetivos se aplica a los jefes o administradores de todos los niveles, aun de los más bajos. Constituyen, en realidad un medio para medir su verdadera aportación.

Descripción general del sistema

1. El requisito básico es que exista un pleno apoyo de la dirección o gerencia general.
2. Ordinariamente debe operar por

SISTEMAS DE CONTROL

Contar con objetivo y estándares e indicadores.

Capacitar al personal para que comprenda y aplique los controles

Evaluar la efectividad de los controles

Reportes e informes

Confiabilidad. Es impredecible que los reportes se sustenten en información confiable.

Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones.

Indicativos. Deben revelar indicadores importantes.

Claridad y concisión. Los informes largos, detallados y genéricos, originan confusiones y desatención por parte de quien los recibe.

Graficas y audiovisuales. De gran ayuda para la presentación de un informe puede ser la utilización de graficas, material audiovisual y explicaciones verbales para enriquecer la información.

Frecuencia. Contar con información oportuna y periódica no implica que deba ser frecuente que origine papeleo innecesario.

Oportunidad. Deben ser actualizados y entregarse en tiempo y forma.