PROCESO BÁSICO DE CONTROL

PROCESOS Y REGLAS

1.- Etapas de todo control:

a)    Establecimiento de los medios de control

b)    Operaciones de recolección y concentración de datos

c)    Interpretación y valoración de los resultados

d)    Utilización de los mismos resultados.

La primera, y ultima son esencialmente propias del administrador. La segunda, ciertamente es del técnico en el control de que se trate. La tercera, suele ser del administrador, con la ayuda del técnico.

2.- Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada campo.

3.- Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organización.

a) La organización es la expresión de los planes, y a la vez un medio de control.

b) Además, los mismos controles pierden eficacia. Muchas veces el dato escueto no sirve, pues necesita de la interpretación o adiciones que debe hacerles el jefe de cada departamento, que es quien tiene la visión general del mismo.

4.- Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la función controlada, para aplicar el que sea más útil.

a) Para determinar la naturaleza de los controles, servirá la siguiente clasificación de los medios de control:

b) Para lo que se refiere a la “naturaleza de la función controlada”, medios de control.

5.- Los controles deber ser flexibles.

Cuando un control no es flexible, un problema que exija rebasar, lo calculado en la previsión, hace que, o bien no pueda realizarse adecuadamente la función, o bien se tienda a abandonar el control como inservible.

6.- Los controles deben reportar rápidamente las deviaciones

El control del tipo “histórico”, mira hacia el pasado. De ahí que muchas veces cuando reporta una desviación o corrección, esta es ya imposible de realizarse.

7.- Los controles deben ser claros para todos cuantos de alguna manera han de usarlos.

Su empleo exagerado suele se la tendencia natural que se da en los “especialistas” como un medio de hacer su puesto”

8.- Los controles deben llegar lo más concentrados que sea posible a los altos niveles administrativos, que los han de utilizar.

9.- Los controles deben conducir por si mismos de alguna manera a la acción correctivas

10.- En la utilización de los datos del control debe seguirse un sistema.

a) Análisis de los “hechos”

b) Interpretación de los mismos

c) adopción de medidas aconsejables,

d) Su iniciación, y revisión estrecha,

e) Registro de los resultados obtenidos

11.- El control puede servir para lo siguiente:

a) Seguridad en la acción seguida

b) Corrección de los defectos

c) Mejoramiento de lo obtenido

d) Nueva planeación general

e) Motivación del personal